E-Rechnung 2026: Was Praxen und Kanzleien jetzt tun müssen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch die Hausarztpraxis, die selbst nie eine ausstellen wird. Die Pflicht zum Versenden greift dagegen gestaffelt, für viele kleine Betriebe erst ab 2028. Was das für Praxen, Kanzleien und Selbstständige bedeutet und worauf sie 2026 achten müssen, hängt an zwei Größen: am Gesamtumsatz des Jahres 2026 und daran, ob die eigenen Leistungen umsatzsteuerfrei sind.

Empfangen ist längst Pflicht, Versenden noch nicht

Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist und keine Umsatzgrenze. Wer unternehmerisch tätig ist, muss seit Anfang 2025 in der Lage sein, eine strukturierte elektronische Rechnung von einem inländischen Geschäftspartner anzunehmen und zu verarbeiten. Das gilt für den Zahnarzt ebenso wie für die Steuerkanzlei, den Vermieter mit Option zur Umsatzsteuer oder den Kleinunternehmer nach § 19 UStG.

Ein eigenes Portal braucht dafür niemand. Eine E-Mail-Adresse reicht als Zustellweg aus, und der Lieferant darf die Rechnung dorthin senden, ohne vorher zu fragen. Ein Widerspruch ist nicht vorgesehen. Wer die Datei nicht öffnen kann, hat trotzdem eine wirksam zugestellte Rechnung im Haus.

Praktische Folge: Dentallabor, Medizintechnikhändler, Leasinggeber oder IT-Dienstleister können schon heute XML-Dateien schicken. Fehlt im Betrieb ein Programm, das den Inhalt lesbar macht, geraten Skontofristen und Prüfvermerke durcheinander, lange bevor die eigene Ausstellungspflicht beginnt.

Der Stichtag hängt am Umsatz 2026

Für das Ausstellen gelten befristete Erleichterungen. Bis Ende 2026 darf noch jeder Unternehmer eine Papierrechnung schicken; ein PDF per E-Mail ist ebenfalls zulässig, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Danach wird es enger.

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Für die Frage, ob eine Kanzlei 2027 noch PDF-Rechnungen schreiben darf, zählt also das Jahr 2026. Das ist der eigentliche Grund, warum das laufende Jahr für die Planung wichtig ist: Wer 2026 über die Schwelle rutscht, etwa durch ein großes Mandat oder den Verkauf von Praxisanteilen, muss am 1. Januar 2027 sendefähig sein, nicht ein Jahr später.

Die Pflicht betrifft ausschließlich Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Rechnungen an Privatpersonen bleiben außen vor, Rechnungen ins Ausland ebenso.

XRechnung, ZUGFeRD und warum ein PDF keine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Entscheidend ist die maschinelle Auswertbarkeit, nicht die Übertragung per E-Mail. Ein eingescanntes Blatt Papier und ein klassisches PDF gelten als sonstige Rechnung, auch wenn beides digital im Posteingang landet.

Zwei Formate haben sich durchgesetzt. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die ohne Zusatzprogramm für Menschen kaum lesbar ist; sie stammt aus dem Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern und ist dort seit Jahren Standard. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 kombiniert beides: Sichtbar ist ein PDF, eingebettet darin steckt derselbe Inhalt als XML. Für Praxen und Kanzleien, die ihre Rechnungen auch an Privatpersonen schicken, ist das Hybridformat der praktikablere Weg, weil nur eine Vorlage gepflegt werden muss.

Nicht jedes ZUGFeRD-Profil genügt. Die schlanken Varianten MINIMUM und BASIC-WL enthalten zu wenige Pflichtangaben und erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht. Wer Software auswählt, sollte sich das verwendete Profil ausdrücklich bestätigen lassen.

Heilbehandlung, Privatpatient, Kleinunternehmer: wo die Pflicht nicht greift

Für Heilberufe fällt die Belastung geringer aus, als viele erwarten. Ärztliche und zahnärztliche Heilbehandlungen sind nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei, und für steuerfreie Umsätze dieser Art besteht keine Pflicht zur E-Rechnung. Die Privatliquidation nach GOÄ oder GOZ geht ohnehin an eine Privatperson und damit in den B2C-Bereich, auch wenn eine privatärztliche Verrechnungsstelle dazwischengeschaltet ist.

Ganz ohne Pflicht kommt aber kaum eine Praxis davon. Sobald steuerpflichtige Leistungen an andere Unternehmen abgerechnet werden, gelten die normalen Fristen.

• Gutachten für Versicherungen, Gerichte oder Arbeitgeber
• Vermietung oder Untervermietung von Praxisräumen und Geräten an Kolleginnen und Kollegen
• Vorträge, Schulungen und Beratungsleistungen für Unternehmen
• Laborleistungen und Verkäufe, die nicht unter die Steuerbefreiung fallen
• Abrechnungen innerhalb einer Apparategemeinschaft oder Praxisgemeinschaft

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit. Sie dürfen weiterhin Papier oder PDF verwenden, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Dasselbe gilt für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und für Fahrausweise: Beides bleibt vom Format her frei.

Anwaltskanzleien stehen anders da. Rechtsberatung ist steuerpflichtig, und Mandate von Unternehmen sind klassische B2B-Umsätze. Eine Kanzlei mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 muss ihre Honorarrechnungen an gewerbliche Mandanten ab Januar 2027 als XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen. Rechnungen an Privatmandanten bleiben davon unberührt.

Acht Jahre Archivierung im Originalformat

Aufbewahrt werden muss der strukturierte Datensatz selbst, nicht der Ausdruck und nicht die Bildschirmansicht. Ein abgeheftetes PDF einer XRechnung genügt der Finanzverwaltung nicht, weil der maschinell auswertbare Teil fehlt. Die XML-Daten müssen unveränderbar, vollständig und über die gesamte Frist lesbar bleiben.

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wurde zum Jahr 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Sie beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Für andere Unterlagen wie Jahresabschlüsse und Handelsbücher bleibt es bei zehn Jahren, hier wird in der Praxis häufig durcheinandergebracht.

Wer die Ablage im normalen E-Mail-Postfach belässt, verstößt gegen die Unveränderbarkeit. Ein revisionssicheres Dokumentenmanagement oder ein Archivdienst des Steuerberaters ist bei E-Rechnungen kein Komfort, sondern Voraussetzung dafür, dass die Belege einer Betriebsprüfung standhalten.

Was die Umstellung kostet

Für das reine Lesen und Prüfen eingehender Dateien fallen keine Lizenzkosten an. Es gibt kostenfreie Viewer und öffentlich bereitgestellte Validierungswerkzeuge, mit denen sich eine XRechnung anzeigen und auf Normkonformität testen lässt. Das deckt die Empfangspflicht ab, ersetzt aber keine Buchhaltung.

Teurer wird das Ausstellen. Praxisverwaltungssysteme und Kanzleisoftware liefern die E-Rechnungsfunktion meist über den laufenden Wartungsvertrag nach, teils gegen ein kostenpflichtiges Zusatzmodul. Cloudbasierte Rechnungsprogramme für kleine Betriebe bewegen sich überwiegend im niedrigen zweistelligen Monatsbereich. Der größere Posten ist in der Regel nicht die Lizenz, sondern die einmalige Einrichtung: Stammdaten bereinigen, Leistungsarten korrekt mit Steuerschlüsseln hinterlegen, den Rechnungsausgang auf einen einzigen Weg umstellen.

Wer seine Rechnungen bisher mit einer Textverarbeitung oder einer Tabellenkalkulation geschrieben hat, kommt um einen Systemwechsel nicht herum. Diese Programme erzeugen keine normkonformen Datensätze, und manuelles XML-Schreiben ist keine realistische Option.

Stolperstellen, die schon vor dem eigenen Stichtag zählen

Der häufigste Fehler ist die Sammeladresse. Geht die Rechnungs-E-Mail an ein allgemeines Praxispostfach, in dem auch Terminanfragen und Werbung landen, verschwinden XML-Anhänge zuverlässig. Sinnvoll ist eine eigene Adresse für den Rechnungseingang, die ausschließlich in die Buchhaltung läuft und beim Steuerberater bekannt ist.

Zweite Stelle: Dauerrechnungen. Miet-, Leasing- und Wartungsverträge gelten als Rechnung über eine Dauerleistung. Wird der Vertrag geändert, etwa durch eine Mietanpassung, muss für den Zeitraum ab der Änderung eine E-Rechnung erstellt werden, sobald die eigene Pflicht greift. Der alte Vertrag mit Zahlungsplan reicht dann nicht mehr.

Dritte Stelle: Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinn, also Abrechnungen, die der Leistungsempfänger erstellt. Sie unterliegen denselben Formatregeln. Wer als Honorararzt oder freier Mitarbeiter über Gutschriften abgerechnet wird, bekommt die Umstellung vom Auftraggeber vorgegeben und muss die Daten annehmen können, auch wenn der eigene Umsatz unter der 800.000-Euro-Grenze liegt.

Und schließlich die gemischte Rechnung. Rechnet eine Praxis in einem Dokument eine steuerfreie Heilbehandlung und eine steuerpflichtige Leistung an denselben Unternehmer ab, zieht die steuerpflichtige Position die Formatpflicht nach sich. Sauberer ist es, beides von Anfang an auf getrennte Rechnungen zu legen, weil sich sonst jede einzelne Abrechnung prüfen lässt, bevor sie das Haus verlässt.